「中学综合素质」二、Excel的基础知识

二、Excel的基础知识★★【单选】

（一）Excel的基本组成

1．单元格

Excel的最小单位为“单元格”，行和列的交叉部分是一个单元格，可以输入文本、数值、公式等内容。

（1）单一单元格由“行号”和“列标”组成，行号用数字表示，列标用字母表示，如B2表示第二列第二行的单元格。

（2）多个单元格：区块位置，多个相连的单元格组成的矩形范围，地址表示左上角到右下角的单元格地址。如B2:D5，包含从B2到D5区域内的4行、3列，共12个单元格。

【真题链接】

【2018下】在 Excel 工作表中，单元格区域B3:E5所包含的单元格的个数是（ ）。

A．11

B．12

C．13

D．14

【答案】B。解析：B3:E5包含从B3到E5区域内的3行、4列，共12个单元格。

2．工作表

工作表是一个由行和列构成的二维表格，由多个“单元格”组成。工作表是一个表格，启动Excel后，默认有三个工作表：Sheet1、Sheet2和Sheet3。

3．工作簿

工作簿是指用来保存并处理表格数据的Excel 文件，由多张“工作表”组成，最多可包含255张工作表。Excel工作簿文件的扩展名为“.xlsx”或“.xls”。

（二）Excel的工作界面（2013版）

Excel的工作界面包括快速访问工具栏、标题栏、功能区、编辑栏、工作表区、状态栏等部分。

1.功能区

功能区默认有“开始”“插入”“页面布局”“公式”“数据”“审阅”“视图”等选项卡。

（1）“开始”选项卡

“开始”选项卡包括“剪贴板”“字体”“对齐方式”“数字”“样式”“单元格”和“编辑”七个组，可以对工作表的文字和单元格的格式等进行设置，还可以实现剪切、复制、粘贴、查找和替换等功能。

代号20

“开始”选项卡

（2）“插入”选项卡

“插入”选项卡包含“表格”“插图”“应用程序”“图表”“迷你图”“筛选器”“链接”“文本”“符号”九个组，可以向工作表中插入各种元素，如表格、图片、图形、图表、文本框、页眉页脚、符号等。

代号21

“插入”选项卡

【真题链接】

【2019上】在 Excel 中，点击编辑栏上的
功能按钮，可实现在工作表中插入的是（ ）。

A．图表

B．数字

C．文字

D．函数

【答案】A

（3）“页面布局”选项卡

“页面布局”选项卡包含“主题”“页面设置”“调整为合适大小”“工作表选项”“排列”五个组，可以为工作表的页面样式，如主题、页边距、纸张方向、纸张大小、打印区域等。

代号22

“页面布局”选项卡

（4）“公式”选项卡

“公式”选项卡包含“函数库”“定义的名称”“公式审核”“计算”四个组，可以进行各种数据计算。

代号23

“公式”选项卡

（5）“数据”选项卡

“数据”选项卡包含“获取外部数据”“连接”“排序和筛选”“数据工具”“分级显示”五个组，可以对数据进行处理，如导入外部数据，设置单元格中数据的有效连接，对工作表中的数据进行排序、筛选和分类汇总等。

代号24

“数据”选项卡

（6）“审阅”选项卡

“审阅”选项卡包含“校对”“中文简繁转换”“批注”“更改”四个组，可以对工作表中的内容进行校对和修订，如拼写检查、创建批注。

代号25

“审阅”选项卡

（7）“视图”选项卡

“视图”选项卡包含“工作簿视图”“显示”“显示比例”“窗口”和“宏”五个组，可以设置查看工作表的视图类型，显示或隐藏网格线、编辑栏、标题等，调整文档的显示比例等。

代号26

“视图”选项卡

2.编辑栏

编辑栏位于功能区的下方，用户可以在其中输入、查看和编辑单元格中的数据，包括名称框、公式栏和编辑栏等。

（1）名称框

名称框显示当前正在编辑的单元格名称，用户也可以在其中输入单元格名称来选定单元格或单元格区域。

（2）公式栏

单击“插入函数”按钮，弹出“插入函数”对话框，用于向单元格中输入函数，可以实现特定的数据处理。

（3）编辑栏

编辑栏显示当前单元格内容，用户也可以在其中输入和编辑当前单元格的内容。若当前单元格中使用了公式，则在公式栏中显示公式，而在单元格中显示公式的值。

3.工作表区

工作表区是对Excel电子表格进行编辑的主要区域，每个工作表都有一个独立的工作表区，且有唯一的名称，即工作表标签。

（三）Excel的基本操作

1．单元格的操作

（1）单元格的选择

选定单个单元格：点击相应的单元格

选定区域：按住Ctrl键选定不连续的区域，按住Shift键可选定连续的区域。

选定行、列：通过单击行号或列号选定单行或单列。按住鼠标左键在行号或列号上拖动，选中连续的多行或多列。

选定整个表格：单击行和列交汇点左上角的空格。

合并单元格：首先选定要合并的多个单元格，单击对齐方式中的合并按钮。如果合并有误，可以点击“取消单元格合并”进行恢复。

改变行、列的大小：当光标在各行或各列的分界线上变成双向箭头时，按住左键拖动可改变其大小。设置固定的行高或列宽，点击“开始”选项卡中“单元格”功能组的“格式”按钮选择“行高”或“列宽”，在弹出的对话框中输入数值。如果要统一改变多行或多列的大小，可选中这些行或列，改变其中一行或一列的大小，那么其他行或列也会相应改变。

（2）设置单元格格式

把鼠标移到选取范围内，鼠标右键→选择“设置单元格格式”指令，可对单元格的数字、对齐、边框等进行操作。

（3）插入与删除

插入单元格：选中要插入的位置，鼠标右键→选择“插入”指令，或者点击“开始”选项卡中“单元格”功能组的“插入”的下拉按钮，进行相应的选择。

删除单元格中的内容：选定一个或多个单元格，按Delete键，只清除数据。

删除单元格：选中要删除的单元格，鼠标右键→选择“删除”指令，或者点击“开始”选项卡中“单元格”功能组的“删除”的下拉按钮，进行相应的选择。

（4）输入和编辑数据

Excel的数据类型包括数值型数据、字符型数据、逻辑型数据、日期型数据。

①数值型数据。在Excel中，数值型数据包括0~9中的数字以及含有正号、负号、货币符号、百分号等任一种符号的数据。默认情况下，数值自动沿单元格右边对齐。

当输入一串超过列宽的较长数字时，Excel会自动只给出“####”标记。

②字符型数据。在Excel中，字符型数据包括汉字、英文字母、空格等。默认情况下，字符数据自动沿单元格左边对齐。当输入的字符串超出了当前单元格的宽度时，如果右边相邻单元格里没有数据，那么字符串会往右延伸。如果右边单元格有数据，超出的那部分数据就会隐藏起来，只有把单元格的宽度变大后才能显示出来。

如果要输入的字符串全部由数字组成，如邮政编码、电话号码、存折帐号等，为了避免Excel把它按数值型数据处理，在输入时可以先输一个单引号’（英文符号），再接着输入具体的数字。例如：要在单元格中输入一长串数字“222222222222”，先输入英文单引号再连续输入“222222222222”，然后出现在单元格里的就是“222222222222”而不是2.22222E+12了。

③日期型数据和时间型数据。输入日期时，年、月、日之间要用“/”号或“-”号隔开，如“2020-10-31”、“2020/10/31”。输入时间时，时、分、秒之间要用冒号隔开，如“9:00:00”。若要在单元格中同时输入日期和时间，日期和时间之间应该用空格隔开。

复制或移动数据：一种是用剪贴板移动或复制数据，另一种是通过拖动鼠标来实现。选定要被复制的单元格区域，再将鼠标指针移动到该区域的边框线上，这时，鼠标形状变成箭头状，按Ctrl键将鼠标指针移动到目标区域，实现复制。不按Ctrl键，直接用鼠标拖动，实现移动。

数据填充：Excel有自动填充功能，以现有数据为基础自动生成一系列有规律的数据。例如你想从A1到A100输入1，2，3…100，单击A1，输入数字1，单击单元格，右下角有一个点，点击下拉，可选择数据的填充类型。

2．公式和函数

公式是对工作表中的数值进行计算的等式。公式要以等号“＝”开始，一般包含函数、引用、运算符和常量。

（1）公式的运算符

公式的运算符有算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。

（2）输入和编辑公式

点击选择要输入公式的单元格，可以在单元格中直接输入，也可以点击Excel上方的编辑栏，在编辑栏中输入公式。首先需要输入一个等号，再输入公式的其他内容，公式输入完后，点击编辑栏左侧的对号按钮，或者按回车（Enter）键，都可以结束输入，Excel会自动根据公式内容进行计算。按对号按钮或者回车键后，单元格中就会显示公式的计算结果。而编辑栏中会显示公式的内容。

（3）单元格的引用

Excel的公式中一般都需要对单元格进行引用，可以直接输入单元格名称进行引用。如“=B2+C2”。但最方便的是输入等号后，移动鼠标，点击要引用的单元格，如点击B2单元格，这样，在等号后就自动添加了B2，再输入运算符后，点击C2单元格。

Excel提供了三种不同的引用类型：相对引用、绝对引用和混合引用。

以下以“B1=A1”为例。A1代表单元格的地址，A列与第一行的交叉处单元格。其中的A是列标，1是行号。如果是引用一个区域，可以是= SUM(A1:A6)这种，其中区域最左上角和最右下角的单元格中间用冒号分隔。

①相对引用：“=A1”这种表达是行和列均是“相对引用”，如果公式所在单元格的位置改变，引用也随之改变。默认情况下，新公式使用相对引用。例如，如果将单元格B1单元格下拉到B3，就会变成=A3，行数会变，如果向右拉到C1，则会变成=B1，列会变。

②绝对引用：“=$A$1”这种表达的是行列均绝对引用，如果公式所在单元格的位置改变，绝对引用保持不变。如果将单元格B1中的绝对引用复制到单元格B2，则在两个单元格中一样，都是$A$1。$符号表示绝对引用，字母前面加$表示绝对引用列，数字前加$表示绝对引用行，2个都加即表示绝对引用该单元格。

③混合引用：具有绝对列和相对行，或是绝对行和相对列。绝对引用列采用$A1、$B1等形式，绝对引用行采用A$1、B$1等形式。如果公式所在单元格的位置改变，则相对引用改变，而绝对引用不变。如果多行或多列地复制公式，相对引用自动调整，而绝对引用不做调整。

（4）函数的使用

在编辑框中输入“＝”后，在左边公示栏中选择“fx”，或者点击“公式”选项卡的“函数库”功能组中的“插入函数”，在对话框中选择所需函数可以正确快速地建立函数。

现介绍5个常用的函数及其语法，如下表所示。

函数名称

说明

示例

SUM

计算单元格区域中所有数值的和

=SUM(A1,B1)求A1和B1的和

=SUM(A1:A6)求A1到A6这个区域的和

AVERAGE

返回其参数的算术平均值

=AVERAGE(A6,B4)求A6和B4的平均值

COUNT

计算区域中包含数字的单元格的个数

=COUNT(A1:A5,B1)求A1到A5这个区域和B1中的数字项的个数

MAX

返回一组数值中的最大值，忽略逻辑值及文本

=MAX(B1:B6)求B1到B6这个区域内的最大值

MIN

返回一组数值中的最小值，忽略逻辑值及文本

= MIN(A1:B4,C5)求A1到B4这个区域和C5中的最小值

RANK

返回某数字在一列数字中相对于其他数值的大小排名

=RANK(C1,C1:C7)求C1在C1到C7这个区域内的排名

【真题链接】

1．【2019下】如下图所示，在Excel中单击单元格F2，欲求出表中所列6名学生的总成绩排名，应输入的公式是（ ）。

A．=RANK(E1, $E$1：$E$7) B．=RANK(E1, $E$2：$E$7)

C．=RANK(E2, $E$1：$E$7) D．=RANK(E2, $E$2：$E$7)

【答案】D。解析：RANK(E2, $E$2：$E$7)。E2单元格代表成绩；$E$2：$E$7是绝对引用，表示整个成绩所在的区域。

2．【2018上】在Excel中，下列选项中与公式“=SUM（A1：A4）”等值的是（ ）。

A．SUM（A1+A4） B．SUM（A1*A2*A3*A4）

C．SUM（A1/A4） D．SUM（A1+A2+A3+A4）

【答案】D。解析：“=SUM（A1：A4）”表示区域A1到A4之间数据的和，也就是A1+A2+A3+A4这四个单元格中数值的和。与D等同。A．SUM（A1+A4）表示A1和A4两个单元格中数值之和。B．SUM（A1*A2*A3*A4）表示区域A1到A4之间数据的乘积。C．SUM（A1/A4）表示A1数值除以A4数值。

3．数据处理

（1）排序

选择要排序的数据列（可选取列中任何一项数据或标题），按“数据”选项卡中的“排序”。

（2）筛选

选择要筛选的数据列（可选取列中任何一项数据或标题），按“数据”选项卡中的“筛选”。

（3）创建图表

Excel提供多种图表类型和格式，帮助用户以图形的方式来表示数据。

先选中数据清单中任一单元格，再打开“插入”选项卡，在“图表”选项组中选择相应类型的图表。

（4）分类汇总

分类汇总可以对数据进行分组，并对每组数据进行统计。

先选中分组列中的任一单元格，打开“数据”选项卡，在“排序和筛选”功能组中，选择升序或降序按钮。在“分级显示”功能组中，选择“分类汇总”按钮。

4．数据透视表

数据透视表为用户提供了更强大的数据统计分析功能。

先选中数据区任一单元格，再打开“插入”选项卡，在“表格”功能组中，选择“数据透视表”按钮。根据提示步骤操作即可。